Bulletin de paie : comment font les entreprises ?

Le bulletin de paie est le document qui permet de connaître la rémunération d’un salarié au sein d’une entreprise ainsi que toutes les informations qui s’y rapprochent. Il est d’une importance capitale, car il représente le seul justificatif valable du niveau de vie des employés en termes de rémunération surtout en cas de départ à la retraite. Chaque entreprise doit donc faire une fiche de paie pour chaque employé et rendre compte à la convention collective applicable après chaque versement de salaire. Mais comment faire une fiche de paie, ou encore comment lire une fiche de paie ? Éléments de réponse.

Pourquoi les bulletins de paie sont importants ?

Le bulletin de paie est en quelque sorte un lien privilégié qui lie l’employeur à son employé. Il permet notamment à l’employeur de connaître les cotisations de retraites faites par l’employé pour pouvoir assurer sa retraite et profiter de ses rémunérations. Il constitue également un justificatif de revenus des rémunérations auprès des banques ou autres organisations lors des transactions. Il peut aussi servir de preuve pour la validation de la location d’un logement ou la validation d’un prêt. En effet, le montant des prêts que vous pouvez recevoir auprès des établissements financiers dépend généralement de votre rémunération. Il est donc important de garder cette fiche tout au long de sa vie, pour pouvoir faire valoir ses droits en toute légalité.

Comment fonctionne un bulletin de paie ?

Les salariés reçoivent à la fin de chaque mois leurs bulletins de salaire, ainsi que leurs rémunérations de la part de l’employeur. Ce bulletin de paie contient des informations comme le salaire brut, le montant des rémunérations, le salaire net, TVA, etc. Noter que l’employé à la possibilité de recevoir sa fiche de paie en ligne ou en main propre. Dans l’un ou l’autre de ces cas, l’employeur a le devoir de remettre cette fiche à son salarié tout en gardant des copies à archiver pendant au moins 5 ans pour pouvoir respecter les lois du Code du travail. En cas de perte du document de rémunération par le salarié, ce dernier pourra donc demander une doublure chez son employeur. Mais, il lui revient de remettre la fiche de rémunération s’il le veut.

Existe-t-il des logiciels pour faire des bulletins de paie ?

Il existe des logiciels qui facilitent la gestion des bulletins de paie ainsi que le suivi des rémunérations. Ces logiciels permettent d’éditer les bulletins de paie de chaque salarié, de produire des documents administratifs, de régler les charges sociales et salaires, etc. Leur rôle se résume essentiellement à optimiser votre gestion des bulletins de paie. Comme logiciels de gestion de bulletin de paie on peut citer : Payfit, qui permet de gagner en productivité et Agipaie qui permet de gérer la paie en ligne pour calculer facilement la rémunération des employés.

Comment faire une fiche de paie ?

La fiche de paie doit contenir des informations sur l’employeur, mais également sur le salarié. Concernant l’employeur, il doit contenir :

  • L’adresse du siège de l’employeur et son nom ;
  • Le numéro d’immatriculation sous lequel se versent les cotisations ;
  • L’adresse de l’établissement bancaire ;
  • Le numéro SIREN ;
  • Les APE de l’entreprise.

Concernant le salarié, il faut connaître :

  • Le nom et prénom du salarié ;
  • Le poste qu’il occupe au sein de l’entreprise ;
  • La position qu’il occupe dans la hiérarchie des salariés.

En dehors de ces informations, le bulletin de salaire doit également contenir les informations telles que :

  • Le nombre d’heures de travail suivant la période ;
  • Le taux d’application sur chaque horaire de travail ;
  • Le salaire ou la rémunération brute ;
  • Le taux versé après les exonérations de l’employeur ;
  • Le montant net qu’a reçu le salarié.
  • Le montant des cotisations salariales mensuelles ;

En plus de ces détails, l’employeur se doit de préciser sur chaque fiche de paie, la date à laquelle le paiement des cotisations patronales et salariales a été effectué. Il ne faudra pas également oublier de mentionner le montant des indemnités de congés qui ont été payées ainsi que la date à laquelle ils ont été payés.

Renseignements facultatifs à inscrire sur le bulletin de paie

Il peut arriver que l’employeur ajoute des informations sur la fiche telle que :

  • La date à laquelle le salarié a commencé son travail dans l’entreprise ;
  • Le salaire net qui a été imposé et l’adresse bancaire du salarié ;
  • Notifier si le contrat est sur CDD ou CDI ;
  • Le reste des congés qu’il doit prendre ;
  • Le numéro de sécurité sociale des salariés ;
  • Les salaires nets et bruts qui ont été cumulés durant toute l’année de travail.

Il faudra toutefois, faire attention aux conventions liées aux congés, car selon le cas, l’ajout des congés sur le bulletin de paie peut signifier que l’employeur atteste que ces congés sont dus.

Le Bulletin de paie simplifié

L’utilisation des bulletins de travail simplifiés est une nouvelle législation instaurée par le gouvernement français depuis 2018. Cette disposition fait que la plupart des entreprises sont aujourd’hui contraintes d’utiliser les bulletins de paie simplifiée pour l’établissement du bulletin de paie de leurs salariés. Le but est d’amener les employeurs à moins charger les fiches de paie en réduisant plusieurs informations jugées inutiles. Il devient alors plus facile de lire la fiche de paie, plus claire et moins touffue, et de comprendre les taux de rémunération. Aussi, les cotisations qui étaient destinées à prévoir les risques sont désormais en bloc à travers des cotisations spéciales pour les risques tels que : les accidents de travail, le chômage, la sécurité sociale, etc.