Secrétaire de direction : quelle est sa mission ?

Tout chef d'entreprise le sait bien, il ne pourrait être efficace dans son travail quotidien sans la présence à ses côtés d'un(e) secrétaire de direction. Véritable pilier d'une entreprise, le métier de secrétariat est au cœur des enjeux et de la réussite d'un projet pour beaucoup d'entreprises. Quelles sont les spécificités liées à l'emploi de secrétaire de direction ? Comment accède-t-on à cet emploi ? Quelles sont les qualités requises pour exercer ce métier à Paris ou ailleurs ? Tâchons à présent de découvrir l'emploi de secrétaire de direction.

Comment devenir une secrétaire de direction ?

Pour devenir secrétaire de direction ou secrétaire de gestion, plusieurs filiales peuvent être suivies. Généralement, on accède au métier de secretaire de direction en ayant suivi au préalable une formation scolaire de niveau Bac +2. Divers cursus sont possibles comme :

  • Un Bac Pro en Sciences des Techniques de Gestion.
  • Un BTS Assistant Manager.
  • Un BTS Assistant de gestion PME/PMI.
  • Un BTS Assistant de Direction.
  • Un BTS Assistant de Manager.
  • Un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations.
  • Un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations.
  • Un DUT Gestion Administrative et Commerciale.
  • Une licence générale en Droit
  • Une licence générale en Ressources Humaines

Enfin, une spécialisation en langues étrangères peut s'avérer un atout précieux pour une dimension à l'international.

Les évolutions de carrière possibles au métier de secrétaire de direction sont liées à des postes d'assistant des Ressources Humaines, d'assistant commercial ou encore d'assistant comptable.

Quel est le salaire d'une secrétaire de direction ?

En France, le salaire moyen secrétaire de direction va dépendre de la formation et de l'expérience de la personne. On estime généralement qu'un assistant de direction en début de carrière est rémunéré à un salaire brut aux alentours de 1 800 €. Son salaire en fin de carrière est beaucoup plus conséquent et dépend en partie de l'entreprise dans laquelle, il ou elle, exerce son métier. Les offres de salaire dans des multinationales seront plus élevées que pour une société basée en France.

Quel est le rôle d'une secrétaire de direction ?

Le rôle d'une secrétaire de direction est d'accompagner le dirigeant d'entreprise (ou directeur) au quotidien en se chargeant de diverses tâches administratives et organisationnelles pour faciliter son travail. La secrétaire de direction peut être amenée à gérer l'agenda du chef d'entreprise, à préparer l'organisation des réunions ou encore à assurer des prises de rendez-vous ou des déplacements. Son rôle consiste également à archiver différents documents (papiers ou numériques) et à les classer pour pouvoir y accéder le moment venu.

Les missions essentielles d'une secrétaire de direction

Pour comprendre encore mieux le métier de secrétaire de direction et l'organisation d'un secrétariat de direction, il est important de s'intéresser aux diverses missions qu'elle peut être amenée à effectuer au nom ou sur demande du directeur.

  • L'élaboration des plannings.
  • La gestion de la réception du courrier.
  • La rédaction des courriers administratifs.
  • La rédaction de supports de communication pour un usage en interne ou en externe.
  • La collecte d'informations, leur classement et leur mise à jour.
  • La transmission d'informations et de documents avec les divers services et collaborateurs de l'entreprise.
  • La préparation des salles de réunion et des outils informatiques.
  • Le suivi des contrats et leur bonne exécution.
  • La gestion des premières négociations commerciales.
  • La préparation d'un budget.
  • Le passage de commandes de matériel administratif ou professionnel à usage du personnel.
  • Le contrôle des livraisons.

Quelles sont les qualités requises pour exercer l'emploi de secrétaire de direction ?

Au-delà de ses missions et des tâches qui lui incombent, un assistant de direction doit posséder des qualités à la fois humaines et professionnelles. Parmi les principales qualités que son métier exige, nous retrouvons :

  • Une forte capacité d'organisation et d'autonomie.
  • Une aptitude à supporter la pression de la direction.
  • Une extrême réactivité.
  • Une capacité à prendre des décisions concertées.
  • Une très bonne présentation physique.
  • Une aisance relationnelle et un sens de la communication développé.
  • Une maîtrise des différents outils bureautiques mis à sa disposition.
  • Une maîtrise de l'orthographe et une facilité de rédaction.
  • Une capacité à pouvoir synthétiser l'information et à pouvoir la restituer.
  • Une très grande propension à prendre des notes.
  • Une extrême discrétion pour assurer la confidentialité des documents et des informations propres aux entreprises.

Comme vous le voyez, le poste d'assistant de direction est un emploi qui requiert de grandes qualités. Toutes ces compétences doivent être mises au service d'un manager de direction et par extension au service d'une entreprise. La secrétaire de direction occupe un poste très particulier au sein d'une société et qui demande de l'engagement personnel et une présence quotidienne. L'absentéisme doit être banni de son vocabulaire, car sans la secrétaire de direction, toute l'organisation d'une société peut être mise à mal. Nous ajouterons que l'emploi peut tout aussi bien être exercé en CDD ou en CDI et que les exigences de confidentialité et de compétences demeurent les mêmes.